Fonction
But
Vous assistez la Direction de la Région Sud en garantissant l’exécution efficace de tâches administratives, la coordination de projets et l’implémentation d’outils transversaux au sein de l’équipe de la Direction Région Sud.
Vous travaillez sous la responsabilité de la Directrice de la Région Sud.
Contexte
La Région Sud est un service qui dépend de la Direction Opérationnelle de Fedasil. La Région Sud est responsable du suivi et du soutien à la bonne exécution de la politique d’accueil et la gestion de toutes les places d’accueil en Wallonie et pour une partie de Bruxelles et a la responsabilité de la bonne gestion des centres d’accueil fédéraux en Région Sud.
La Région Sud via le service DataSud coordonne la mise en œuvre des capacités d’accueil établies, supervise l’occupation journalière, ainsi que les transferts entre les différentes structures d’accueil.
Via le service « Soutien et Monitoring » la Région Sud assure le soutien des structures d’accueil (structures d’accueil collectives et places individuelles) via la communication d’instructions, l’échange d’informations, un service « helpdesk », réunions de métiers, formations, coaching et monitoring.
Elle a la responsabilité de la gestion des centres d’accueil fédéraux en Région Sud.
Via la coordination Jeunes, la Région assure le suivi et la coordination d'une exécution harmonieuse et de qualité de l’accueil des mineurs étrangers non accompagnés, des mineurs étrangers accompagnés et du groupe cible 18-21ans.
Via l’équipe médicale, la Région veille à un accompagnement médical de qualité et harmonisé des demandeurs d'asile ainsi qu’à soutenir les structures d’accueil dans l’exécution de l’accompagnement médical des résidents.
Via un expert en réinstallation, la Région intègre et implémente le programme de réinstallation en Région Sud.
La Région assure également la mise en œuvre de la politique de retour volontaire : en 1ère ligne via la gestion des « guichets retour » directement accessibles au groupe cible ; et en 2-ème ligne par la diffusion d’informations et la création d’un réseau entre les différents opérateurs en lien avec ce groupe cible.
(Si vous souhaitez apprendre davantage sur ces centres, nous vous conseillons de consulter: www.fedasil.be).
Contenu
Vous êtes un Support Administratif à la Direction Régionale. Vous préparez des documents, procès-verbaux, courriers, etc. Vous assurez la gestion quotidienne de la boîte mail de la Direction. Vous organisez les rendez-vous et les réunions. Vous préparez les documents nécessitant une signature officielle. Vous suivez les factures, les contrats et les stocks de fournitures.
Vous assurez un fonctionnement administratif fluide dans le but de faciliter les tâches quotidiennes de la Direction pour leur permettre de se concentrer sur des décisions stratégiques.
Vous êtes un support RH à la Direction Régionale. Vous élaborer et suivez le plan de formation des collaborateurs. Vous contrôler et valider les pointages des employés. Vous collectez, vérifiez et envoyez les notes de frais. Vous mettez à jour les informations relatives aux cycles de développement des collaborateurs. Vous faciliter la formation et l'intégration des nouveaux employés grâce à des documents clairs et accessibles.
Vous êtes également en charge de l’aspect logistique des réunions : envoyer les invitations, élaborer l’ordre du jour, préparer des supports visuels, rédiger les procès-verbaux, préparer le matériel nécessaire, organiser et ranger les salles.
Vous garantissez le bon déroulement des réunions. Vous assurez une documentation précise des discussions et décisions prises.
Vous êtes un point de contact, vous êtes disponible pour répondre aux questions des collaborateurs.
Vous améliorez la communication interne et externe en maintenant des liens réguliers avec tous les services et les parties prenantes externes afin d’assurer que toutes les parties prenantes soient bien informées et coordonnées.
Vous mettez à jour régulièrement les différentes bases de données de la Région Sud pour faciliter l’accès à des informations précises pour tous les collaborateurs.
Vous êtes responsables de l’archivage informatique. Vous créez une structure de classement adaptée et archiver les dossiers et documents de travail de manière organisée.
Vous êtes en charge de la création d’outils permettant de suivre les activités et projets des différents services de la Région Sud. Vous vous assurez de la mise à jour régulière de ces outils pour refléter les progrès et les changements. Vous rassemblez les informations collectées dans un document unique, structuré de manière claire et concise. Vous présentez régulièrement ces données à la Direction régionale pour assurer une transparence et une prise de décision informée.
Vous fournissez une vue d’ensemble cohérente des activités régionales dans le but de faciliter la prise de décision basée sur des données actualisées, améliorer la coordination entre les services grâce à des outils communs de suivi.
Vous collectez les données liées à la gestion du réseau d’accueil. Vous analysez ces données pour identifier des tendances, des besoins et des opportunités d’amélioration. Vous fournissez des rapports visuels
Profil
Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toute information, consultez : www.fedasil.be.
Diplôme et expériences
Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier/d'un graduat (niveau B).
Une expérience professionnelle dans une fonction administrative similaire est exigée.
Compétences techniques
Exigences
Vous avez une expérience de travail au sein d’une équipe multidisciplinaire.
Vous avez une expérience en création d’outils de travail à destination des équipes et en implémentation de procédures et monitoring d’activités standardisés.
Vous êtes un utilisateur averti des outils informatiques (MS Office, Lotus Notes, Word, Excel, Internet).
Vous respectez les procédures et la confidentialité des données à traiter.
Vous êtes analytique et capable de synthétiser l’information et de la transmettre de manière simple et claire.
Vous êtes capable de gérer les priorités et d’être autonome dans le travail.
Vous êtes capable d’effectuer un travail de qualité avec rigueur et persévérance même dans l’urgence.
Vous avez une excellente orthographe, de bonnes capacités rédactionnelles.
Vous avez de très bonnes capacités communicationnelles (à l’oral et à l’écrit).
Vous êtes pro-actif (ve) dans le travail, polyvalent(e) et orienté(e) client(s).
Vous êtes ponctuel(le), loyal(e), digne de confiance.
Vous accueillez positivement les critiques constructives en vue d’améliorer la qualité de votre travail.
Vous êtes capable de travailler en équipe et de vous adapter aux modes organisationnels de travail de vos collègues/supérieurs.
Atouts
Vous êtes familier avec le travail en équipe multidisciplinaire et/ou dans un contexte résidentiel.
La connaissance du néerlandais est un atout.
Compétences génériques
Savoir travailler en équipe: savoir créer et stimuler un esprit d'équipe grâce au partage des opinions et des idées en apportant des solutions aux conflits entre les collègues.
Orientation client : accompagner les clients internes et externes, de manière claire, intègre et objective en leurs offrant un service personnel et en entretenant de bons contacts.
Faire preuve de fiabilité: travailler de manière intègre, en fonction des attentes de l'organisation, dans le respect de la confidentialité et des accords conclus et ce, sans quelconque parti pris.
S'autodévelopper : planifier et gérer activement son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, oser questionner son propre fonctionnement en fonction de nouvelles compréhensions, expériences et connaissances.
Atteindre les objectifs: s'investir, montrer la volonté et l'ambition pour atteindre les résultats, se porter garant pour la qualité postulée.
Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l'information d'un œil critique.
Résoudre des problèmes: savoir traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.
SOUTENIR et ACCOMPAGNER les collègues, en se positionnant comme exemple à suivre et en les aidant dans leur quotidien.
Offre
Type de convention
Contrat de travail à durée indéterminée à temps plein.
Le temps de travail à temps plein est fixé à 38h par semaine.
Horaire de catégorie A : système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.
Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans. Cette réserve peut être utilisée pour d'autres centres Fedasil francophones.
Lieu du travail
Fedasil – Direction Région Sud
Bureau régional de Liège
Quai de la Batte, 10/2
4000 LIEGE
Salaire
Vous serez embauché dans un niveau B avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est de 2856 € (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter https://bosa.belgium.be/fr
Avantages
26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).
Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.
Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.
Chèques-repas électroniques.
Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.
Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.
Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).
Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.
Vous souhaitez postuler ?
Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché ? Posez votre candidature au plus tard le 16/08/2024 avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.
Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :
- une lettre de motivation
- un CV détaillé et actualisé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences)
- une copie du diplôme exigé
Diplôme étranger
Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger délivré par l'une des communautés.
Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur l’équivalence de la Fédération Wallonie-Bruxelles www.equivalences.cfwb.be.
La connaissance du français
Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès du Selor. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations, consultez www.travaillerpour.be
Attestations juridiques
Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extraits casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.
Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.
Diversité
Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection.
Procédure de sélection
Présélection
La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.
Sélection
L’épreuve de sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d’un test écrit, la date de l’épreuve est fixée au 23/08/2024. Les coordonnées des candidats qui ont réussi l’épreuve seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail, tous centres Fedasil francophones et ce pour une durée de deux ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.
Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de Véronique Moline, chargée de recrutement, par email : veronique.moline@fedasil.be